Skip to content

Persónuverndarstefna — Launaþjónustan Launavinnslan ehf. Kennitala: 590925-1360

  1. Inngangur

Launaþjónustan Launavinnslan ehf. (hér eftir „Launaþjónustan“, „við“, „okkar“) vinnur laun og tengdar mannauðslausnir fyrir þriðja aðila. Við leggjum metnað í að fara vel með persónuupplýsingar starfsmanna og viðskiptavina okkar og fylgjum gildandi lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, þ.m.t. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerðir sem settar eru á grundvelli þeirra.

  1. Skilgreiningar
  • Persónuupplýsingar: Allar upplýsingar sem varpa ljósi á eða gera einstakling auðkennanlegan, s.s. nafn, kennitala, heimilisfang, netfang, símanúmer, launaupplýsingar, bankareikningsnúmer, skattupplýsingar, tryggingaupplýsingar, veikindaskýrslur þegar við á o.fl.
  • Meðferð persónuupplýsinga: Öll aðgerð við meðhöndlun persónuupplýsinga, s.s. öflun, skráning, kerfisbundin flokkun, nýting, varðveisla, breyting, miðlun, eyðing og annað sem fellur undir vinnslu.
  • Beinn aðili: Viðskiptavinir sem Launaþjónustan þjónustar (fyrirtæki sem við vinnum laun fyrir).
  • Persónuupplýsingaskylt: Einstaklingar sem eru starfsmenn eða fyrrverandi starfsmenn beinna aðila eða aðrir einstaklingar sem upplýsingar varða.
  1. Tegundir og tilgangur meðferðar persónuupplýsinga

Við vinnum aðeins þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir þjónustu okkar. Helstu flokkar og tilgangur:

  • Kennitala, nafn, heimilisfang, fæðingardagur og þjóðerni: Til að auðkenna, reikna laun og frádrátt, skila opinberum greiðslum og skýrslum.
  • Launatengdar upplýsingar: Grunnlaun, yfirvinna, frádrættir, skattframtal, lífeyrissjóðsgreiðslur og greiðslusaga — til útreiknings og greiðslu launa, skýrslugerðar og uppgjöra.
  • Bankareikningsnúmer og greiðsluupplýsingar: Til að greiða laun og endurgreiðslur.
  • Skatt- og tryggingaupplýsingar: Til að uppfylla lögbundnar skyldur gagnvart skatt- og tryggingayfirvöldum.
  • Samskiptaupplýsingar (símanúmer, netfang): Til að senda launaseðla og tilkynningar.

Tilgangur meðferðar: framkvæmd launa- og uppgjörsþjónustu, uppfylling skatt- og lög skyldna, skýrslugerð, samskipti við viðskiptavini, vernd gagnvart svikum og lögbrotum, og önnur lögmæt rekstrarleg tilefni sem samband eru við þjónustu okkar.

  1. Lögmæti vinnslu

Við vinnum persónuupplýsingar á grundvelli eftirfarandi:

  • Samþykki einstaklings, þar sem það á við;
  • Fullnustu samnings sem Launaþjónustan á við viðskiptavin (t.d. þjónustu- og vinnslusamningar);
  • Lögmætrar skyldu vegna laga eða reglugerða (t.d. skattskyldur, tryggingaskyldur);
  • Réttmætra hagsmuna Launaþjónustunnar eða viðskiptavina þegar þeir vegast á við hagsmuni einstaklingsins, nema fullnægjandi verndarráðstafanir takmarki meðferðina.
  1. Grunnréttindi einstaklinga

Einstaklingar hafa réttindi gagnvart meðferð persónuupplýsinga sínum, þ.m.t.:

  • Rétt til aðgangs: að fá staðfestingu hvort við vinnum upplýsingar um viðkomandi og aðgang að þeim.
  • Rétt til leiðréttingar: að leiðrétta rangar eða ónákvæmar upplýsingar.
  • Rétt til eyðingar: að krefjast eyðingar upplýsingar þegar ekki lengur nauðsynlegar eða lögmæt ástæða til meðferðar er horfin, nema lög krefjist varðveislu.
  • Rétt til takmörkunar: að krefjast takmarkana á meðferð í vissum tilvikum.
  • Rétt til mótmæla: mótmæli gegn vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum okkar eða markaðssetningu.
  • Rétt til flutningshæfni gagna: fá afrit í læsilegu formi þegar við á.
  • Rétt við kærum: rétt til að beina kvörtun til Persónuverndar eða annars viðeigandi eftirlitsaðila.

Til að gera kröfur eða nýta réttindi má hafa samband við persónuverndarfulltrúa okkar.

  1. Gögn sem við birtum eða miðlum til þriðja aðila

Við getum miðlað persónuupplýsingum til eftirfarandi aðila þegar það er nauðsynlegt:

  • Stofnanir og yfirvöld: Skatturinn, lífeyrissjóðir og önnur opinber yfirvöld þegar lög krefja eða heimila.
  • Viðskiptavinir (beinir aðilar): Upplýsingar um starfsmenn þeirra til uppgjörs, innskráningar, launaseðla o.s.frv.
  • Þjónustuaðilar: T.d. launakerfi, greiðsluvinnsla, öryggis- og gagnaþjónustufyrirtæki, skráningar- og afritunaraðilar. Þeir vinna undir samningum og verða að fylgja viðeigandi öryggis- og trúnaðarskilmálum.

Við tryggjum að afhending til þriðja aðila sé í samræmi við lög og að viðbúnaður sé fyrir öryggi gagna, þar með talið gagna- og trúnaðarsamninga.

  1. Geymslutími

Við geymum persónuupplýsingar aðeins eins lengi og nauðsynlegt er fyrir tiltekinn tilgang eða eins lengi og lög krefjast. Almenn viðmið:

  • Launaskrár og reikningsskil: samkvæmt reglum um bókhald og skattalög (oft lágmark 7 ár).
  • Upplýsingar sem tengjast atvinnuréttindum eða skaðabótakröfum: meðan lagaleg krafa getur stofnast og þar til fyrningartími er liðinn.
  • Aðeins nauðsynleg gögn eru geymd; óþarfa gögnum er eytt örugglega.
  1. Öryggi og vernd gagna

Við notum viðeigandi tæknilega og skipulagslega öryggisráðstöfun (dulkóðun, aðgangsstýringar, eldveggir, viðeigandi afritunarstefnur, regluvörslu og starfsmannamenntun) til að vernda persónuupplýsingar. Aðilar sem vinna fyrir okkur skulu uppfylla sambærileg öryggiskröfur.

  1. Flutningur gagna utan EES

Við flytjum ekki persónuupplýsingar utan EES.

  1. Vefsíðan og vafrakökur (cookies)

Vefsíðan notar vefkökur til að bæta vefreynslu og greina notkun. Notkunarsíður (t.d. Google Analytics) geta safnað ópersónugreinanlegum upplýsingum nema annað sé tilgreint. Notendur geta stjórnað vafrakökum í stillingum vafrans.

  1. Ábyrgð og skilmálar

Launaþjónustan ber ábyrgð á þeirri vinnslu sem unnin er sem ábyrgðaraðili gagnvart persónuupplýsingum sem við höfum meðhöndlað. Þegar við vinnum gögn fyrir viðskiptavini sem vinnsluaðili er í vinnslusamningum skýrt tekið fram hver ber lagalega ábyrgð og hvaða öryggisskilmálar gilda.

  1. Breytingar á persónuverndarstefnu

Við áskiljum okkur rétt til að uppfæra þessa stefnu. Ef breytingar eru verulegar munum við tilkynna viðeigandi aðila með viðeigandi hætti. Dagsetningu síðustu endurskoðunar er að finna neðst í stefnunni.

  1. Hvernig má hafa samband

Fyrir fyrirspurnir, athugasemdir, eða til að nýta réttindi samkvæmt þessari stefnu má hafa samband:

Launaþjónustan Launavinnslan ehf.

Netfang: sigrun@launathjonustan.is

Sími: 822-1417

Persónuverndarfulltrúi / tengiliður: Sigrún Ösp Sigurjónsdóttir

  1. Kærur

Ef þú telur að réttindi þín samkvæmt persónuverndarlögum hafi verið brotin getur þú höfðað málið til Persónuverndar (www.personuvernd.is) eða annarra viðeigandi yfirvalda.

Síðasta endurskoðun: 30.09.2025